スケジュールシートを自作する

| コメント(0) | トラックバック(1)

どんな手帳でも、必ず付属している、というかメインを占めているのが「スケジュール欄」なのですが、「100円ノート」にスケジュール欄は存在していません。

まずは、本当に必要か否か。

必要ならば、別途専用のスケジュールシートを作成し、「100円ノート」にはさむなり、剥がせる糊で貼り付けるなりして、一緒に携帯する。

必要ならば、どれくらいの予定があるか、どのくらいの書き込みスペースが必要か。

予定が少なければ、日付のブロックが並んだカレンダーのコピーで十分でしょう。

 

そもそも、通常の手帳では、1年365日について、起床時間から就寝時間くらいまでのメモリが付いたスペースがあって、これが手帳の殆どのスペースを占めていますが、そもそも、1年分の詳細な予定を常時持ち歩く必要があるでしょうか?

せいぜい、過去と未来1~3ヶ月分くらいで十分ではないでしょうか?遠い予定で重要なものがあれば、ノートの末尾に付箋で貼って置き、代替わりさせれば事足りるでしょう。


「100円ノート式」で詳細なスケジュール欄が必要な場合、別途スケジュールシートを使うことになります。ノートが代替わりする速さはランダムなので、ノートに予定を書いていくと、「明日の集合場所や緊急連絡先が前のノートに書いてある」という事態が起こります。

それを防ぐために、代替わりのときに転記するのは面倒なので、別システムにしておくのです。

そこに市販手帳並みの見易さや使用感を追求するなら、自作した方が手っ取り早い。ワードやエクセルの出番となり、作るのは面倒かもしれませんが、日付を空欄にしたものを1度作ってしまえば、あとは必要に応じて、いくらでも使い続けられます。

参考文献には、著者の作成したシートへのURLが記載されているので、そちらからダウンロードし、あとは余白を巧く調整すれば、1シート8週分のスケジュールシートの出来上がりです。

なお、著者の作成したシートは、日付と時刻は合えて空白になっていますが、それがミソです。

新しいシートを使うたびに日付を記入するので、カレンダーのようにその月しか使えないということもありませんし、4つ折のA6サイズが1週間分になりますが、その途中で月をまたいでも何の支障もありません。

何月何日から使おうが、途中でリセットしようが自由。一度、作ってしまえば、あとは必要に応じてコピーして、日付と時刻を記入すれば、良いだけです。

また、時刻はサンプルでは、15時間分になっていますが、その開始と終了は、使う人間のライフスタイルに合わせて、自在に変更可能です。朝が早い人、夜に活動する人も十分使えます。

このシートを、A4用紙の両面に印刷し、四つ折のA6サイズにして、余白を少しハサミで切って、「100円ノート」に収納します。


収納の仕方については、このブログでは触れていませんが、参考文献では、巻末にポケットを作って、そこに収納する方法が紹介されています。

私の場合は「100円ノート」に文庫本用のカバーをつけて携帯しているので、巻末にスケジュールシートを挟みこめるスペースがあるので、そこに挟んで携帯しています。

kammatsu.jpg

ちと、見にくいですが、こんな感じです。一応、巻末ポケットも作って、絆創膏が入っています。

なお、スケジュールシートの表(4週間)を使い切ったら、裏は使わずに、次のシートに移ります。その際、裏に書いてあった予定を次のシートの表に転記。使い終わったシートは、「行動記録」として、ノートに張っておきます。

自作して、気づかされるのは、市販手帳のスケジュール欄の自由度の低さでしょう。ニーズが多様すぎて、メーカーでは対応しきれません。ならば、自分の都合に合うものを自作してしまった方が、よほど手っ取り早いし、自分用にカスタマイズされているので、使いやすさも、市販手帳に優ります。

パソコンを持っていて、ワードやエクセル、お金をかけたくなければ、OpenOfficeでも良いでしょう。とにかく、表を作れるソフトが入っていて、A4サイズが印刷できるプリンタさえあれば、「100円ノートの製本」以外は全てできてしまいます。

それに、手を加えて自作した方が、愛着もわいて、徹底的に使い込んでやろうと思うものです。


ちなみに、スケジュール管理も「一元化」が基本です。

自作したスケジュールシートには、プライベートも仕事も関係無しに、記入していきます。そうしないと、ダブルブッキングの危険もありますからね。

ダブルブッキングというのは、たいてい『今手元に予定表がないけど、たぶん空いてると思います』という約束で起こってしまいます。

手帳が開けないときに、約束を取り付けられそうになっても、なるべくその場で大丈夫ですとは言わない。必ず、このシートで確認して約束するようにします。で、シートに書き込んだ時点で、約束成立です。

そうすれば、記入ミスや勘違いを除けば、ダブルブッキングは防げます。

あと、断りにくい約束をやんわりと断りたいとき。「ちょっと、手帳を見てみないとわかりません」とその場を逃れて、あとで「やっぱり無理でした」と応える。「考えさせてください」というと、乗り気でないのがばれてしまいますが、この方法ならずいぶんマシです。私もこの方法は、ぜひ実践してみたいところ。「断り下手」でずいぶん損してきた性分なモノで。

 

 

参考文献:情報は1冊のノートにまとめなさい 100円でつくる万能「情報整理ノート」 (Nanaブックス)

応援クリック、よろしくお願いします!
CoRichブログランキング 人気ブログランキングへ

トラックバック(1)

トラックバックURL: http://kiri.versus.jp/mt/mt-tb.cgi/117

ビジネス書を読んでいると「セルフマネージメント」が如何に効率よく最適化できるかが... 続きを読む

コメントする

Powered by

このブログ記事について

このページは、キリ(管理人)が2010年4月20日 16:27に書いたブログ記事です。

ひとつ前のブログ記事は「最小労力で「代替わり」」です。

次のブログ記事は「「行動記録」から過去を振り返る」です。

最近のコンテンツはインデックスページで見られます。過去に書かれたものはアーカイブのページで見られます。