記帳時のルール 一覧

<概要>

  • 総勘定元帳はすべての取引を勘定科目ごとに整理してまとめたもの
  • 記載方法には、標準式と残高式があるが、残高式が一般的

簿記における、『主要簿』には、前の記事で詳しく記載方法を紹介した『仕訳帳』の他に『総勘定元帳』が存在しています。
すべての取引は『仕訳帳』に仕分けされた後で、勘定科目別に分類して、『総勘定元帳』に転記されます。

つまり、すべての取引を時系列的にみるのが『仕訳帳』ならば、勘定科目毎に金額の増減をみるのが『総勘定元帳』になるわけです。
『総勘定元帳』をきちっとチェックすることで、現金や預金の状況がどうなっているか、掛取引の状況がどうなっているかなどを把握できるのです。

では、『総勘定元帳』への転記ですが、具体的には、表題に勘定科目が書かれた用紙に『仕訳帳』に記載された仕訳を書き写す作業のことを指します。
ちなみに、勘定科目ごとの用紙のことを『勘定口座』といい、それを総まとめにしているので『総勘定元帳』ということになっています。
 

総勘定元帳への転記の手順

紙ベースで総勘定元帳への転記を行う場合には、以下の様な手順で行うことになっています。
ただし、あくまでもこれは一例なので、細かい部分での差異は現場によってはあると思います。
  1. 日付欄には、仕訳帳と同じ月日を記入。
  2. 摘要欄には、仕訳時の相手方科目を記入。この時、相手方科目が複数ある場合は科目は書かないで『諸口』と記入。
  3. 仕丁欄には、仕訳帳のページ数を記入。
  4. 当該科目が借方の場合には、借方欄に仕訳帳の借方の金額を記入。
  5. 当該科目が貸方の場合には、貸方欄に仕訳帳の貸方の金額を記入。
  6. 【残高式の場合】借/貸欄に、当該科目が借方・貸方どちらに記載されたかを記入。
  7. 【残高式の場合】残高欄には、転記した結果の該当科目の残高を記入。

総勘定元帳の記入例

前の記事で例示した仕訳帳を元に総勘定元帳へ残高式で転記すると以下のようになる。
soukanjo.png

システム的に見ると・・・

<概要>

  • 仕訳帳はすべての取引を発生順に仕分けして記録する帳簿
  • 仕訳帳に記入後に、総勘定元帳に転記する

既に紹介しているはずですが、『仕訳』とは、すべての取引の勘定科目と金額を確認し、借方・貸方を決定することでした。
この『仕訳』という作業の結果を記録するのが『仕訳帳』となります。
つまり『仕訳帳』にはすべての取引が発生順に記録されていることになります。

『仕訳帳』に取引の借方・貸方を記入したら、それを『総勘定元帳』に書き写しますが、この作業を『転記』といいます。

仕訳帳への記入手順

紙ベースで仕訳帳に記入する場合には、以下の様な手順で行うことになっています。
ただし、あくまでもこれは一例なので、細かい部分での差異は現場によってはあると思います。
  1. 日付欄に取引ごとの日付を記入。同じ日の取引は「〃」として、年や月は各ページの最初と最後や、月が変わるときに記入する。
  2. 摘要欄の左半分に借方科目を (  ) 付きで1行で記入。その金額を借方欄に書き入れる。
  3. 摘要欄の右半分に貸方科目を (  ) 付きで1行で記入。その金額を貸方欄に書き入れる。
  4. 摘要欄に取引の簡潔な説明を、やや小さめの文字で記入する。これは『小書き』と言う。
  5. 一つの取引を記入し終えたら、次の取引と区別するため、摘要欄の下に赤線を引く。
  6. 元丁の欄に転記した勘定のページ数を記入する。
  7. 貸方や借方の勘定科目が複数ある場合は、勘定科目の上に「諸口」と書き入れる。
  8. ページの最後の行の摘要欄右側には『次頁繰越』と記入し、借方・貸方それぞれにその頁の合計金額を記入。
  9. 次のページの最初の行の摘要欄右側に『前頁繰越』と記入し、借方・貸方欄に全ページの合計金額(=次頁繰越の行に記入した金額)を記入する。

仕訳帳の記入例

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システム的に見ると・・・

記帳時のルール

<概要>

  • あとから消すことが出来ないように、ペン・ボールペンを使う。
  • 文字は楷書ではっきりと。
  • 訂正するときは、赤二重線で消し、訂正印を押す。

実際に紙ベースでの記帳を行うにあたっては、色々とルールを覚えておく必要があります。
基本は記入した人以外が見てもわかるように、はっきりと正確に書くことです。

文字や数字の記入

記帳は『取引が確かに行われた』という信ぴょう性を保つため、あとから消したり、修正したり出来ないように、ペン・ボールペンで記入するのが基本です。
鉛筆やシャープペンはもちろんNGですが、ここのところコンビニでも気軽に買えるほど浸透した感のある、フリクションボールなどの『消せるボールペン』もNGです。

余談ですが、フリクションボールなどの『消せるボールペン』は簿記以外でも、各種の申込書の類や、契約書など申し込み・契約の証票となるものにも使えませんので、ボールペンの感覚で使うのではなく、鉛筆やシャープペンの延長で使ったほうが良いですね。

その他、細かい点をあげると以下の様なことも注意が必要です。

  • 文字は楷書ではっきりと
  • 文字は下の罫線から、極力離れないように。
  • 1行間には2行以上記入しない
  • 数字は3桁毎にカンマを打って位を揃える。
kichou001.png

 

また、記入の際には適宜、記号を使っても良いことになっています。
どの記号を使うかは職場のルール次第ですが、よく使われるものを紹介しておきます。

記号 意味・(読み方・呼称) 使用例
円(えん) ¥15,000
% 百分率(パーセント) 8%
上に同じ(ディトー・踊り字) 仕入
@¥ 単価(たんか) @¥250
# 番号(ナンバー) #15
No. 番号(ナンバー) No.15
記帳済み、照合済み(チェックマーク)
, 桁区切り(カンマ) 150,000
. 円の位を示す(ピリオド) 155.5
1単位につき(アット) @150
a/c 勘定(かんじょう) 売掛金 a/c

訂正方法

間違って記帳した場合、修正テープなどで消してはいけません。
間違えた文字や数字を赤の二重線で消し、その上に正しい記述を行います。
文字の訂正の場合は、間違えた文字だけ、数字の訂正は全部を訂正します。
kichou002.png
また、記入すべきでない文字や数字を記入してしまい、1行まるごと削除したい場合は、行間いっぱいに赤の二重線を引いて『空行』と記入したうえで、訂正理由を赤字で付記します。
kichou003.pngページ全部を訂正する場合は、ページの左下から右上に向けて赤の二重線を引き、『空ページ』と記入したうえで、訂正理由を赤字で付記します。
kichou004.pngなお、訂正時の押印は責任の所在を明らかにするために、『訂正者の認印』を押すのが基本です。

システム的に見ると・・・

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プロフィール

HN:キリ
京都府南部を拠点にフリーのITエンジニアとして活動しています。

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