簿記の流れを知ろう

<概要>

  • 簿記には『日常の手続き』と『決算の手続き』がある。
  • 経済活動の一区切りを会計期間といい、普通は1年単位で区切る。
  • 1会計期間の期末に決算が行われる

 

簿記の2つの手続きとは

簿記は『モノやカネの動きを帳簿に記帳』ということなので、『日常的な手続き』があるのは容易に想像できるかと思いますが、簿記の作業はそれにとどまりません。
それが『決算の手続き』という作業です。

『日常の手続き』は文字通り、日々の様々な取引を「発生順」に『仕訳帳』という帳簿に記入することです。この作業のことを『仕訳』と呼んでいます。

そして、その内容を『現金』や『銀行預金』などの項目に分類して記帳します。ここで登場した『現金』や『銀行預金』といった項目のことを『勘定』といい、勘定ごとに分類して、『総勘定元帳』という帳簿に記録しますが、この作業のことを『転記』といいます。

ここまでが、経理担当者が日々行う、『日常の手続き』の範囲となります。
この先が『決算の手続き』となるのですが、経済活動の規模が大きい場合、『決算の手続き』の時点で記帳ミスが発覚すると修正が大変なので、定期的に帳簿の残高を集計して『試算表』というものを作成し、これまでの仕訳や転記にミスがないかチェックします。
どの程度の間隔で『試算表』を作成してチェックするかは任意ですが、最低限月単位では行ったほうが良いでしょうね。
これは筆者も、月1回は行っています。

そして、1年間の経済活動のまとめとして、『決算の手続き』を行います。
まずは決算のための『整理』という決算独特の仕分け作業を行い、それを元に『損益計算書』や『貸借対照表』などの決算報告資料を作成するわけです。

『簿記』の実務は『日々の経済活動を記帳し、決算書を作成するための作業』と言い換えても良いでしょう。
 

会計期間とは

企業の経済活動は、廃業しない限りは絶え間なく行われていくので、決算をするためには一定の期間で区切る必要があります。その区切りのことを『会計期間』と呼んでいて、通常は1年です。そして、その『会計期間』の始まりを『期首』、終わりを『期末』と呼びます。

決算は、期末にその会計期間の帳簿を元にして行われることになります。(なお、決算の対象になっている会計期間のことを通常は『当期』と呼んでいます。)

会計期間は自由に決めて良いことになっていますが、個人事業主・個人企業の場合は、所得税の確定申告との兼ね合いで『1月1日~12月31日』、法人企業の場合は『4月1日~3月31日』にしているところが一般的です。一部、9月決算の企業もあるようですが、いずれにしても会計期間を1年としている点は変わりませんね。


 


簿記の流れとシステム

さて、簿記には『日常の手続き』と『決算の手続き』があると説明しましたが、これは『簿記』に情報システムを活用する場合でも同じです。

情報システムは一般的に、『企画』>『設計』>『開発』>『テスト』という工程を踏んで開発されますが、あくまでもそれは『システムの制作工程』です。
システムは制作して終わりではなく、利用されてこそ価値があるものです。
情報システムの世界では、それを『運用』と読んでいますが、そのシステムの運用に当たるのが『簿記の流れ』ということになる訳です。

情報システムには様々な機能が搭載されるわけですが、『どの機能をいつ使うのか』というところを、『簿記の流れ』に置き換えて利用することになる訳です。

さて、これまで仮の名前で例示していた表があるので、それらを今回登場した簿記の用語に置き換えておきましょう。

まず、日常の手続きで『仕訳』を記入していくのが『仕訳帳』ですが、前回の記事で「入出金履歴」としていたのが『仕訳帳』となります。

『仕訳帳』の表設計
項目名 情報の種類 どんな情報?
起票日時 日付・時刻 金・モノの出入りが発生した日時を記録
金額 数値 実際に動いた金額、または動いたモノの価格
説明 単語・短文 モノを仕入れた・売ったなど、どんな経済活動だったのか
減少する勘定 単語・短文 現金、備品など、経済活動で減少した『勘定』
増加する勘定 単語・短文 現金、備品など、経済活動で増加した『勘定』

そして、『転記』に使う『総勘定元帳』ですが、これは前回の記事で紹介した「費目ごとの集計表」をまとめたものが『総勘定元帳』となります。
実際の紙ベースの帳票であれば、1冊の『総勘定元帳』というノートがあり、『勘定』ごとにページがわかれている、というイメージになりますが、データベースで管理する場合は、前回の記事で紹介したように、『勘定』ごとの集計表を作る形になります。
また、紙ベースで行う簿記であれば、文字通り『転記』として、『仕訳帳』と『総勘定元帳』の両方に記帳するわけですが、システム化した場合は、設計の仕方でちょっと変わってきます。データベースの場合、「One fact in One Place」という原則があるので、『転記』はあえて行わず、定期的なチェックを行う時点で『仕訳帳』から該当するデータをピックアップして、見たい勘定の『総勘定元帳』として表示する、という『転記』と『定期的なチェック』を兼ねる、という設計にすることもあります。

総勘定元帳:(勘定名)
項目名 情報の種類 どんな情報?
起票日時 日付・時刻 金・モノの出入りが発生した日時を記録
説明 単語・短文 モノを仕入れた・売ったなど、どんな経済活動だったのか
減少した金額 数値 経済活動で減少した金額
増加する金額 数値 経済活動で増加した金額

とまあ、こんなところでしょうか。ポイントは同じ設計の集計表を勘定毎に作ることになるので、名前の付け方を工夫するなどして、一貫性を持たせるようにするところでしょうか。

後は、定期的なチェック用に『試算表』を作り、『決算の手続き』では、最終的に『損益計算書』『貸借対照表』を作成するわけですが、具体的な設計例は『決算の手続き』を深く掘り下げた時に紹介します。
現時点では、以下の様な認識を持っていただければ良いでしょう。

  • 『仕訳帳』を元に『試算表』を作ってチェックする
  • 『決算の手続き』の『整理』という、決算独特の仕分けを行い、それを『仕訳帳』に反映する。
  • 最終的に確定した、当期の『仕訳帳』の情報を元に、『損益計算書』や『貸借対照表』を出力する。

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京都府南部を拠点にフリーのITエンジニアとして活動しています。

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