簿記の種類を知ろう

<概要>

  • 簿記には単式簿記複式簿記がある
  • 複式簿記ではひとつの取引を2つに分解して記帳する
  • 業種によって使う簿記が分類される


単式簿記と複式簿記

『簿記』と聞くと、商売人向けの専門的なもののようにイメージされがちですが、家計で使うような『家計簿』『こづかい帳』も立派な簿記の一種です。
『金銭の動き』を記録するのが『簿記』なわけですから、『家計簿』も立派な簿記の一種になるわけです。

ただ、簿記と言っても色々種類があり、家計簿やこづかい帳のように、単純に『現金の収支』だけを帳簿につけるタイプのものは、『単式簿記』といって、企業の会計などで使われるものとは区別されています。

この単式簿記とは異なり、一般的に『簿記』と言われているのは『複式簿記』というもので、こちらが企業の会計などで使われています。
『複式』というからには、何かが複数あるわけなのですが、『複式簿記』においては、お金の増減を二面的に捉えて記録することになっています。
つまり、どんな取引にも2つの側面があるということなので、ひとつの取引を2つに分解して記帳します。

例えば、手持ちの現金が30万円あり、そこから10万円のパソコンを買ったとしましょう。
単式簿記では、次のように記帳します。

  • 支出:100,000
  • 残高:200,000

あくまでも、『現金の増減・収支』を記録するので、このようになるわけです。

もちろん、お金の使い道を整理するために、単に『支出』とせずに、『パソコン・電化製品』というふうに記帳しても構いませんが、いずれにせよフォーカスされるのは『手持ち現金の増減』には違いありません。

これが複式簿記になるとどうなるのでしょうか?

  • 現金:100,000の減少
  • 備品・事務用品:100,000の増加

このようになり、『単式簿記』では『現金の増減・収支』だけにフォーカスされていたのとは異なり、『備品』の増減にもフォーカスが当てられています。
今回のケースでは、『現金の減少』=『資産(備品)の増加』という形になっていて、『10万円のパソコンを購入した』という行動に対して、『現金の減少』と『資産の増加』という2つの切り口で記帳をしている、ということになります。

複式簿記ではフォーカスされるのは『現金』だけではなく、備品などの『資産』といった複数の要素にフォーカスがあてられます。
つまり、パソコンの購入で『現金』が減った分、『備品』が増えた、というように、一つの行動で『何かが減れば、何かが増える』といった二面性があることが原則になっています。


業種による分類

一口に企業と行っても、様々な業種の企業が存在しますし、経済活動を行っているのは企業だけではなく、地方自治体や非営利団体、個人事業主もいますが、経済活動を行っている以上、やはり簿記は必要になってきます。
ただ、業種や業態が違えば、記帳するべきものは違ってきますし、記帳のパターンも変わってきます。
それに対応するために、基本となる『商業簿記』に加えて、『工業簿記』、『銀行簿記』、『農業簿記』という分類がなされています。
また、営利企業か、非営利組織(この場合は官公庁も含む)かによって、『企業簿記』と『非企業簿記』という分類もされています。
いずれにしても、基本となるのは『商業簿記』になりますので、これをマスターした上で、必要に応じて他の種類も使いこなせるように慣れれば良いでしょう。


『複式簿記』の考え方を「システム」の観点で見ると・・・

以前の記事で、こんな紹介をしています。

まず、扱われる情報としては「お金やモノの出入りの記録」ということになるわけです。
これを仮に「入出金履歴」としておきましょう。
表計算ソフトの1つのシート名にこの名前をつける、データベースに「入出金履歴」という名称の表を作る、というイメージで良いでしょう。

ということで、以下の様に『入出金履歴』という表を設計していますが、1回の行動で2種類の記録を残すという『複式簿記』の考え方を反映させるには不十分です。

入出金履歴の表設計
項目名 情報の種類 どんな情報?
起票日時 日付・時刻 金・モノの出入りが発生した日時を記録
金額 数値 実際に動いた金額、または動いたモノの価格
費目 単語・短文 モノを仕入れた・売ったなど、どんな経済活動だったのか


具体的に、どう不十分かというと、この表だけでは、『1回の行動で2種類の記録を残す』ということが出来ません。
「1回の経済活動」についての記録なので、『起票日時』『金額』はそのまま使えそうですが、経済活動の内容を記録する項目が『費目』だけしかありません。
単式簿記であれば、あくまでも『現金』の増減だけなので、これで十分ですが、『複式簿記』では『減るもの』と『増えるもの』が両方あるので、『費目』という項目だけでは不十分です。
『何が減って、何が増えたのか』を記録する必要があるので、それを踏まえて改良してみましょう。

入出金履歴の表設計(改良版)
項目名 情報の種類 どんな情報?
起票日時 日付・時刻 金・モノの出入りが発生した日時を記録
金額 数値 実際に動いた金額、または動いたモノの価格
説明 単語・短文 モノを仕入れた・売ったなど、どんな経済活動だったのか
減少する費目 単語・短文 現金、備品など、経済活動で減少した費目
増加する費目 単語・短文 現金、備品など、経済活動で増加した費目

とまあ、こんなところでしょうか。『減少する費目』など、少々表現がまどろっこしいですが、これはちゃんとした専門用語が用意されているのですが、始めから簿記の専門用語を乱発するのは好ましくないので、あえてこのような表現にしています。

さて、入出金履歴は改良しましたが、複式簿記では現金だけではなく、複数の要素にフォーカスすると述べました。
つまり、『入出金履歴』の『減少する費目』・『増加する費目』に登場する費目の数だけ、個別の費目毎の集計表も設計する必要があるんじゃないの?
と思われるかもしれません。確かにその通りです。実際に経済活動をチェックするときに、『現金の増減』だけを確認したい、というニーズももちろんあるわけですから。
それを踏まえて、費目ごとの集計表を以下のように設計しておきます。

費目ごとの集計表の表設計
項目名 情報の種類 どんな情報?
起票日時 日付・時刻 金・モノの出入りが発生した日時を記録
説明 単語・短文 モノを仕入れた・売ったなど、どんな経済活動だったのか
減少した金額 数値 経済活動で減少した金額
増加する金額 数値 経済活動で増加した金額

とまあ、こんなところでしょうか。この集計表の場合、他にも設計の仕方はあるかと思います。金額の増加と減少が同時に起こることはないので、『減少する金額』と『増加する金額』に分ける必要はないのかもしれませんが、増減を項目として分けておいたほうが、後々使いやすくなります。
費目ごとの集計表は、実際に使う費目の数だけ必要となるので、『現金の集計表』、『備品の集計表』といった形で、たくさん必要になります。
が、これは仕方ありませんね。

では、実際に経済活動が発生した時には、『入出金履歴』と『費目ごとの集計表』の両方に記録するのでしょうか?
答えはNo、です。
データベースの設計においては、「One fact in One Place」という原則があります。「一つの事実は一箇所にのみ記録すべき」ということです。
そうしておかないと、色々と処理が複雑になったり、不具合、データの不整合の元になる危険性があるからです。
複数箇所に記録してしまうと、表Aには正常に記録できたが、表Bには記録できなかった、という不具合が起きた時点で、データの不整合が発生します。
もちろん、それを回避したり復旧したりするためのテクニックはあるわけですが、複雑になるのは否めませんし、必要もないのに、処理を複雑にするのは好ましくありません。

さて、簿記の場合、1回の経済活動に対して、その記録を行うのは『入出金履歴』にしておくのがベターです。
どんな費目であれ、『入出金履歴』には必ず記録を残すわけですし、そこに記録しておくのがベターということです。
では、『現金』や『備品』の集計表には、いつデータを記録するのでしょうか?

実は、『現金』や『備品』などの費目ごとの集計表は、表として設計はするのですが、データを記録する必要はありません。
元になるデータは、実は全て『入出金履歴』に入っているわけですから、必要なときにだけ、そこからデータを取り出せばよいのです。
すなわち、費目ごとの集計表は、『一時的な集計用の表』として使うというわけです。

このような、一時的な集計用の表のことを、『ビュー』と呼んでいて、通常の表と区別して利用しています。

余談ですが、このブログでは、単に『データベース』と記述している場合は、MySQLやAccess等に代表される『関係データベース』を指しています。
最近では『NoSQL』と総称される、『関係データベース』以外のデータベースも増えていますが、個人的には、簿記や会計の場合は『関係データベース』の方が扱いやすい、また理解しやすいと思います。(単純に筆者がNoSQLに馴染みがないというのもありますが・・・)

 

 

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HN:キリ
京都府南部を拠点にフリーのITエンジニアとして活動しています。

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